【招标公告】东莞市人民医院2000箱病历异地续托服务采购项目

一、采购项目
东莞市人民医院2000箱病历异地续托服务采购项目
二、项目概况

序号	标的名称	总预算（元）	备注
1	2000箱病历异地续托服务	***.00	托管期限为18个月。

三、用户需求
（一）项目内容

序号	服务内容	规格	数量	单价上限
1	住院病历18个月托管	长宽高：60cm*32cm*25cm	2000箱	36.6元/箱/年
2	病案室信息化管理系统软件	/	1套
3	提供托管病历复印（扫描）服务等采购需求	/	1项

（二）技术要求
1.托管病案交接要求
（1）供应商负责将纸质病案从采购人指定病案库(备注：病历已外托，目前在惠州龙门）清点、打包、装箱并搬运装车，运输及卸货由供应商负责，由供应商安排专人全程跟进。
（2）供应商需保证运输过程中病案完整、完好、信息安全，杜绝在病案上做任何标记、涂改、污损、撕页、丢失等行为及泄露患者隐私等。供应商须与原托管方（或采购人）清点病案箱号、病案箱数，并在移交单及明细上签字盖章，移交单及明细供应商和采购人各执一份。
（3）供应商需配有病案示踪系统，该系统能记载病案箱所装病案的病案号、患者姓名、出院日期、所装病案份数等关键信息，采购人能实现托管病案的信息化查询、阅读、复制、管理等功能。
（4）纸箱、装箱、运输费用、病案示踪系统由供应商提供负责，费用已包含在托管费用里。
（5）供应商应在合同签订之日起六十日内完成纸质病案托管交接工作。托管有效期从完成交接之日起计算。
（6）供应商应在合同签订之日起，自接到采购人复印病历的需求，供应商负责在2小时内提供，费用由供应商负责。需要电子版的，供应商将其数字化并通过指定邮箱传给采购人。
（7）供应商应在合同签订之日起，自接到采购人的病案原件需求，供应商负责在2小时或以内安全送达，人工及交通费等有关费用由供应商负责。
（8）提供预约复印登记功能：为方便医护人员、患者对已托管病历调阅复印需求，供应商需提供已托管病案的预约复印登记服务，采购人提出病案原件调阅需求以及电子版病案制作需求，供应商及时回复采购人的要求。
2.病案仓库要求
（1）托管仓库物业建筑面积不少于4000平方米，仓库需是自有物业，或有租赁物业。托管仓库(含扩容仓库)要求满足一旦采购人调用病历，需要保证通过自主可控的交通工具2小时内病历原件送达的需求，路线为仓库起始至东莞市人民医院（或采购人指定地点）。（提供从供应商仓库至东莞市人民医院红楼院区的地图截图，截图显示时间不超过2小时，加盖供应商公章）
（2）防火管理：定期组织员工学习消防法规和各项规章制度。每半年进行一次消防演练，并结合实际不断完善预案。配备足够的消防设施，消防设施日常使用管理由专职管理员负责，专职管理员每日检查消防设施的使用状况并做好记录，保持设施整洁、卫生、完好。仓库具有整体消防系统：含智能光电感烟雾探测器、编码声光报警器、手动报警器等。
（3）仓库建设严格遵循国家《仓库防火安全管理规则》，仓库通过消防部门的验收，获得相应的备案通过或者消防验收通过批文。（合同签订前需提供相关文件供采购人核查）
（4）防丢失管理：病案存放的楼层有监控。监控摄像头全面无死角分布，24小时全时监控，医院可以通过手机APP或相关软件随时远程查看托管的病案的情况。病案仓库24小时有专人巡逻值守及做好每日防盗记录。调取输送的病案由专人送达并做好交接手续。
（5）防虫管理：病案入库前要清洁，对可能感染害虫的病案进行彻底的消毒处理。库房门窗严密，放置杀虫剂，防止害虫的生长和繁殖；禁止放置食物，每日例行检查一次及记录，一旦发现虫害，须及时处理。托管仓库由具备相应资质专业的消杀公司提供虫害消杀服务。
（6）防水与防潮管理：库房不可设在低洼地带，库房温度保持在14-20℃之间，相对湿度保持在45%-60%之间，并每天检查及记录。梅雨天气注意关闭门窗，注意防潮抽湿。湿式清洁地面后及时用风扇吹干。
（7）防光：窗帘用深色防太阳光直射。
（8）防微生物管理：减少库房污染，合理通风；保持库房墙壁、天花、地板、架子的干净，放置有效的防霉剂。
（9）防尘管理：搞好库房环境，病案入库前先吸尘，使用吸尘器，每月一次吸除病历表面灰尘。
（10）防鼠管理：注意防鼠害，不得在库房置放食物，库房工作人员须定期巡查，一旦发现鼠害，须及时处理。
（11）采购人在合同签订之日起，不定期巡查供应商库房。供应商库房半年至少接受采购人检查一次。供应商仓库未符合纸质病案存放要求须无条件进行整改。
3.违约责任
（1）供应商交付的服务成果不符合合同规定的，采购人有权拒收，供应商应向采购人支付合同总价20%的违约金，且采购人有权要求供应商在规定时间内进行整改至项目验收合格为止。因整改而增加的费用由供应商承担。如供应商未在采购人规定时间内完成整改，则采购人有权解除合同，并要求供应商退还已付款项。
（2）供应商逾期未能完成合同约定的事项的，则每逾期一日按合同总额1%向采购人支付违约金。逾期交付超过十五天，采购人有权解除合同，并要求供应商支付合同总价20%的违约金。
（3）供应商未经采购人书面同意将合同部分或全部转让给第三人的。采购人有权解除合同，并要求供应商退还已支付的费用，供应商应向采购人支付合同总价20%的违约金，造成采购人损失的供应商还应承担赔偿责任。
（4）供应商违反合同其他约定的。采购人有权要求供应商在规定时间内整改，如供应商拒绝整改或者发生3次(含)以上违反合同约定的情形的。采购人有权解除合同，并要求供应商退还已支付的费用。供应商应向采购人支付合同总价20%违约金，造成采购人损失的，供应商还应承担赔偿责任。
（5）供应商因非不可抗拒因素导致无法提供病案或延时提供病案引起的投诉、纠纷等，供应商应向采购人偿付合同总额20%赔偿金，违约金不足弥补损失的，还应赔偿损失，损失包括但不限于采购人本身的财产损失、由此而导致的采购人对任何第三方的法律责任、诉讼费、律师费、仲裁费、差旅费等。
（6）如因供应商过失导致病案丢失的，供应商按1000元/份赔偿；造成严重后果的供应商应按应付款总额20%支付违约金，违约金不足弥补损失的，还应赔偿损失，损失包括但不限于采购人本身的财产损失、由此而导致的采购人对任何第三方的法律责任、诉讼费、律师费、仲裁费、差旅费等。
（7）如因供应商过失导致病案资料污损的，供应商按100元/页赔偿并进行修复；无法修复的，供应商按300元/页赔偿，每份病案赔偿金额最多不超过1000元；造成严重后果的供应商应按应付款总额20%支付违约金，违约金不足弥补损失的，还应赔偿损失，损失包括但不限于采购人本身的财产损失、由此而导致的采购人对任何第三方的法律责任、诉讼费、律师费、仲裁费、差旅费等。
（8）如发生病案泄密事件，采购人有责任追查泄密原因。供应商应当积极配合追查工作，若因供应商的原因导致泄密事件，由供应商承担相关责任，按3000元/份赔偿；造成严重后果的，采购人有权终止合同，供应商应按应付款总额20%支付违约金，违约金不足弥补损失的，还应赔偿损失，损失包括但不限于采购人本身的财产损失、由此而导致的采购人对任何第三方的法律责任、诉讼费、律师费、仲裁费、差旅费等。
（9）如因任意一方原因导致合同无法继续履行，需至少提前三个月书面通知对方。
（三）商务要求
1.服务时间：供应商应在合同签订之日起六十日内完成纸质病案托管交接工作。托管有效期从完成交接之日起计算。托管有效期为18个月。
2.服务地点：东莞市人民医院各院区、病案原托管地点（惠州龙门）等。
3.验收标准：项目结束后，采购人、供应商双方共同进行项目验收，包含但不限于：托管文件数量验收，托管文件保存质量验收，纸质文件送递响应时间验收等。
4.应急方案：
（1）供应商应有完善的应对如火灾、水灾等自然灾害的应急处理方案。
（2）供应商应具有完善的应对盗窃、恶意损坏等情况的应急处理预案。
5.保险：供应商应当在员工上岗前为员工购买意外保险，若供应商员工在工作期间发生意外事故，所产生的一切费用均与采购人无关，由供应商自行负责解决。四、供应商资格要求
1.供应商需具有2个以上医院相关病案托管案例，需提供业绩复印件。
2.供应商需具有病案托管或仓储管理系统相关软件著作权，或具有与第三方合作的病案托管或仓储管理系统，承诺能够提供采购人使用。供应商自有著作权的，需提供相关证书复印件；与第三方合作的，需提供承诺函，承诺在整个服务期内，能提供采购人使用。
3.供应商需要保证通过自主可控的交通工具2小时内病历原件送达的需求，路线为仓库起始至东莞市人民医院（提供从供应商仓库至东莞市人民医院红楼院区的地图截图，截图显示时间不超过2小时，加盖供应商公章）。
五、采购方式
本项目采用询价采购，即参加项目询价的供应商，在规定的时间内将密封的报价表提交至红楼院区行政楼一楼会议室3，由采购办公室工作人员当场拆封，按照满足询价项目需求，报价最低的供应商确定为成交供应商（若报价超过预算单价，则视为无效报价）。
注：报价要求对病历托管单价（单位：元/箱/年）以及项目总价分别报价。
六、付款方式
（1）合同签订生效后，供应商完成托管病历信息登记，打包，运输等托管工作且验收通过的，采购人收到等额发票等请款资料之日起10个工作日内，向供应商支付合同总价的40%款项（备注：双方协商一致，可以延期付款）。
（2）托管期满且验收通过后，采购人收到等额发票等请款资料之日起10个工作日内，向供应商支付合同总价的60%款项（备注：双方协商一致，可以延期付款）。
七、报名和提交资料时间
报名和提交资料时间：2024年10月15日至2024年10月17日（上午8:00-12:00、下午2:30—5:00，周六上午8:00-11:00）。
报名和提交资料截止时间：2024年10月17日17点00分。
八、报名和提交资料地点
地点：东莞市万江街道万道路78号东莞市人民医院行政楼一楼采购办公室2。
联系人：卢小姐，联系电话：0769-28636192。
九、报名资料
1.采购项目报名表；
2.法人委托书及被授权人（含法人身份证复印件、被授权人复印件）；
3.企业营业执照；
4.病案托管业绩合同复印件2份；
5.病案托管或仓储管理系统相关软件著作权证书复印件或承诺函（承诺在整个服务期内，与第三方合作的病案托管或仓储管理系统能与采购人系统对接）；
6.从供应商仓库至东莞市人民医院红楼院区的地图截图（截图显示时间不超过2小时）；
（以上资料均需提交加公章的复印件）
注：已更新的营业执照为三证合一，则无需再提供组织机构代码证和税务登记证，只需提供营业执照（含经营范围内容）复印件。
十、询价时间（2024年10月18日）
提交密封报价单时间：2024年10月18日上午9:40-9:55；
提交密封报价单截止时间：2024年10月18日上午9点55分；
工作人员现场拆封报价表时间：2024年10月18日上午10点00分；
现场拆封地点：东莞市万江街道万道路78号东莞市人民医院行政楼一楼会议室3。
十一、注意事项（请仔细阅读）
1.采购人公示的所有项目，各项目潜在供应商必须在指定时间内完成项目报名（报名须下载《采购项目报名表》准确填写报名资料并加盖公章，在报名期限内提交至采购人采购办公室确认报名）。
2.响应供应商的报名文件须装订成册（非活页装订），并于项目报名结束前提交至采购人采购办公室，否则视为响应无效，采购人有权拒绝接收其报名文件。
3.响应供应商的报名文件提交后不得随意变更响应供应商被授权人，因响应供应商自身原因必须变更被授权人的，必须在询价前一天将变更资料交至采购人采购办公室，否则视为响应无效。
4.响应供应商在已提交报名文件，但未按规定时间参与询价的情况下，采购人将给予警告并登记在册（报名结束前提前通知采购人的除外），如若发生第二次，采购人有权在同一年度内不再接受该供应商对采购人所有项目的报名。
5.成交供应商在接到成交通知后无故不签订合同或不履约的或者无正当理由放弃成交资格的，视作诚信问题，采购人有权将该供应商列入采购人供应商黑名单中。
6.潜在供应商已成功报名本项目的，可以对本文件提出质疑。对本文件提出质疑的，应当在本文件公告期限内提出，但必须在一次性提出针对同一采购（遴选）程序环节的质疑。质疑函及证明材料的内容须严格按照中华人民共和国财政部令第94号《政府采购质疑和投诉办法》第十二条的要求编写，否则采购人有权拒收。如潜在供应商发出的质疑函超出上述质疑期的，采购人有权拒收。如潜在供应商在上述的时间内未对本文件提出疑问、质疑或要求澄清的，将视其为无异议。
以上注意事项请各响应供应商多加重视，谢谢配合。
东莞市人民医院2000箱病历异地续托服务采购项目报名表2024.10.15